Conformidade
Guarda de documentos fiscais
A nota autorizada não é opcional de arquivo — o XML é escrituração e precisa estar disponível pelo prazo legal.
O XML é o documento oficial
A representação impressa é auxiliar: o documento fiscal eletrônico válido é o XML autorizado, com sua chave e protocolo. Perder o arquivo equivale a perder o documento para fins de escrituração e fiscalização.
Prazo e responsabilidade
A legislação fiscal prevê prazos de guarda para documentos que comprovam operações — em regra, cinco anos é a referência usual para o decurso do crédito tributário. Emitente e destinatário têm responsabilidades de arquivo conforme o documento.
Boas práticas de arquivo
- armazene XMLs organizados por ano/mês e chave;
- mantenha backup redundante fora da máquina do emissor;
- guarde também eventos: cancelamento, carta de correção, manifestação;
- registre quem responde pela guarda e teste a recuperação periodicamente.
Perguntas frequentes
O PDF da nota substitui o XML?
Não. O documento fiscal eletrônico válido é o XML autorizado; o PDF é representação auxiliar.
Por quanto tempo guardar os arquivos?
Cinco anos é a referência usual do decurso do crédito tributário; confirme o prazo aplicável ao documento e ao imposto.